Come si realizza un business plan per un'agenzia di eventi?

I nostri esperti hanno creato un business plan per un'agenzia di eventi, completamente personalizzabile.

Creare un'agenzia di organizzazione eventi rappresenta un'idea di attività della quale viene voglia a numerosi professionisti.

Tuttavia, prima di lanciare un'attività, è fondamentale creare un business plan degno del suo nome.

Questo strumento permette di stabilire una strategia di miglioramento per la tua agenzia di eventi analizzando, ad esempio, il primo progetto di bilancio, i segmenti di mercato, le future fonti di reddito, la fase di stallo ma anche gli utili futuri della tua agenzia di eventi.

Inoltre, il business plan della tua agenzia di eventi può essere di supporto per una richiesta di finanziamento presso una banca.

Cosa si deve trovare nel business plan un'agenzia di eventi?
Quali diverse parti compongono un business plan?
Come si può determinare il budget iniziale della tua agenzia di eventi?
Quali sono gli indici finanziari da inserire in questo documento?
È possibile analizzare il punto di pareggio di un'agenzia di eventi?

Qui sotto rispondiamo a tutte queste domande.

D'altro canto, al fine di massimizzare le probabilità di successo, affidati al nostro business plan adatto a un'agenzia di eventi.

La redazione del business plan di un'agenzia di eventi

Perché è necessario sviluppare un business plan per un'agenzia di eventi?

La costruzione di un business plan per un'agenzia di eventi fornisce la possibilità di:
- raggruppare i dati riguardo al settore degli eventi
- elencare le innovazioni del settore dell'organizzazione di eventi
- analizzare i fattori di successo di un'agenzia di eventi
- identificare i tuoi segmenti di mercato senza dimenticare le loro preferenze
- costruire una proposta di valore duratura per il tuo progetto
- raggruppare le agenzie di eventi concorrenti nonché le loro caratteristiche
- mettere in luce i vantaggi concorrenziali per questo nuovo progetto
- presentare, con un canvas, il modello economico della tua agenzia di eventi
- elaborare un piano di marketing (elencando i passaggi)
- predevere i rischi che possono creare problemi per la tua agenzia di eventi
- dimostrare a un investitore che questo progetto raggiungerà il punto di pareggio

I nostri esperti hanno cercato di stilare un business plan per un'agenzia di eventi, che rispetti i punti appena citati.

Quale piano adottare per il business plan di un'agenzia di eventi?

Un business plan contiene un'enorme quantità di indici, tabelle e analisi.

Ciononostante, è necessario che questi dati vengano strutturati per avere un piano d'affari serio.

Questo è quello che abbiamo fatto nel nostro business plan per un'agenzia di eventi. Il documento è stato strutturato in diverse parti che andremo ora a presentare.

L'introduzione è intitolata “Opportunità del Mercato”. In questa parte, il nostro staff va a elencare dei dati e delle cifre del settore degli eventi. I dati vengono aggiornati ogni semestre.

Questa parte del business plan fornisce anche la possibilità di sintetizzare le ultime innovazioni del settore degli eventi (per esempio l'ibrido (reale-virtuale o in presenza- a distanza), i luoghi "come a casa", gli spazi immersivi e le arti cinetiche, i luoghi insoliti, o ancora gli ambienti "sostenibili").

Infine, identifichiamo i fattori che consentono a un'agenzia di eventi di ottenere una buona reddititvità.

La seconda parte del business plan corrisponde alla “Presentazione dell'attività”. Quest'ultima ha come scopo quello di presentare la tua agenzia di eventi: Quali sono i servizi dell'agenzia? Quali sono i tempi di realizzazione? Può organizzare eventi virtuali al 100%? etc.).

Questa parte introduce anche la proposta di valore della tua agenzia di eventi. Infine, abbiamo la presentazione del titolare del progetto (la persona alla guida di questo nuovo progetto).

Segue poi la parte indicata come “Studio del Mercato” che offre l'opportunità di studiare i segmenti di mercato per la tua agenzia di eventi.

Vengono presentati inoltre le agenzie di eventi concorrenti attraverso uno studio dei competitor. Questa parte comprende , in particolare, una matrice SWOT, lo strumento destinato a elencare i punti di forza e di debolezza della tua agenzia di eventi, citando, allo stesso tempo, opportunità e minacce che possono interferire nel suo sviluppo.

La parte intitolata “Strategia” ci da la possibilità di mostrare un piano solido di 3 anni specificando tutte le iniziative che consentiranno alla tua agenzia di eventi di generare profitti.

Si propone anche una vera strategia di marketing che favorisca una crescita sostenibile.

Infine, il business plan si conclude con una parte intitolata “Finanze”, fondamentale per spiegare un piano finanziario dettagliato della tua agenzia di eventi.

Come redigere bene un Executive Summary per un'agenzia di eventi?

Al fine di redigere bene l'Executive Summary (anche detto "sintesi") della tua agenzia di eventi, è necessario rispettare criteri specifici.

In primo luogo, questo documento deve essere piuttosto corto. Ricorda di non scrivere più di 2 pagine. Per definizione, l'Executive Summary, costituisce l'introduzione del business plan del tuo agenzia di eventi.

D'altro canto, questo dovrà essere pedagogico, e perciò essere in grado di dimostrare che la tua agenzia di eventi costituisce un progetto solido e remunerativo. Evita errori ortografici e sottolinea le potenzialità di questo progetto imprenditoriale (per esempio: funziona con professionisti riconosciuti per ogni campo di attività (dal fotografo al ristoratore, al sarto), in grado di gestire situazioni di stress ed eventi imprevisti (che prevede un piano di salvataggio per ogni possibile problema), costruisce una solida relazione con i suoi clienti e partner (in una visione a lungo termine della collaborazione) o ancora mette in evidenza i suoi risultati e le opinioni positive dei suoi clienti sul suo sito web).

Il tuo Executive Summary deve seguire una struttura precisa. Puoi lasciarti ispirare da quella del nostro business plan per un'agenzia di eventi, descritto nella parte precedente.

Come progettare delle analisi di mercato per un'agenzia di eventi?

Uno studio di mercato studiato per la tua agenzia di eventi da la possibilità di apprendere gli elementi che possono condizionare il tuo progetto, come lo stato della richiesta, i recenti cambiamenti di tendenza, oltre che i punti di forza e di debolezza dei concorrenti.

Ogni progetto deve iniziare da una vera ricerca di mercato.

Come crearla? Sarà necessario raggruppare una grande quantità di informazioni e di dati.

Qui sotto, gli elementi raggruppati nella sezione intitolata "Ricerca di mercato" del business plan per un'agenzia di eventi:
- i dati e le informazioni di quest'anno che caratterizzano il settore degli eventi
- le tendenze del settore degli eventi
- i segmenti della clientela della tua agenzia di eventi
- l'analisi delle agenzie di eventi concorrenti
- degli esempi di vantaggi concorrenziali
- la matrice SWOT di un'agenzia di eventi

Gli elementi essenziali di un business plan per un'agenzia di eventi

Qual è il modello economico di un'agenzia di eventi?

Il modello di business di un'agenzia di eventi prevede la fornitura di servizi di organizzazione eventi ai clienti, in cambio di una commissione o di una tariffa fissa. L'agenzia offre servizi come pianificazione, logistica, allestimento, gestione degli ospiti, catering, intrattenimento e altri servizi correlati. La maggior parte delle agenzie di eventi lavora con clienti privati e aziende per organizzare eventi di qualsiasi dimensione.

Generalmente, nel business plan, andiamo a presentare il business model del tuo progetto costruendo un Business Model Canvas.

Questo strumento permette di apprendere rapidamente i pro e i contro del tuo progetto, in particolare le fonti di reddito, la politica dei prezzi, i partner principali, ecc.

Il nostro business plan per un'agenzia di eventi include un Business Model Canvas (redatto e modificabile) sviluppato appositamente per questa attività.

Come spiegare i segmenti di mercato di un'agenzia di eventi?

Segmentare il mercato significa "segmentare" tutto un insieme di potenziali clienti in più gruppi con dei tratti comuni.

Nel tuo caso, bisognerà suddividere i profili che, potenzialmente, potrebbero utilizzare i tuoi servizi per organizzare eventi.

Perché questa operazione è così importante? La segmentazione di mercato ti permette di strutturare la presentazione della clientela nel tuo business plan. Pertanto, un tale approccio ti consentirà di raggiungere l'obiettivo in modo proficuo (ad esempio, catalogando l'offerta e i diversi messaggi della tua agenzia di eventi secondo i segmenti).

Alcuni esempi di segmenti di mercato della tua agenzia di eventi sono i responsabili delle fiere e dei saloni profesisonali, le aziende che organizzano seminari e sessioni di team building o le coppie che desiderano sposarsi .

Nel nostro business plan adatto a un'agenzia di eventi potrai consultare una ricerca dei segmenti di mercato di questa attività.

Come stilare l'analisi della concorrenza di un'agenzia di eventi?

Non sarai mai un caso isolato nel settore degli eventi.

Ci sono comunque le agenzie di eventi concorrenti da fronteggiare.

Il tuo business plan deve indicare un esame approfondito dei concorrenti. Si rivelerà necessario specificare le loro caratteristiche fondamentali, senza dimenticare i loro vantaggi e anche i loro punti di debolezza.

Specifica soprattutto le loro debolezze (per esempio: dei servizi limitati, una scarsa comunicazione con i clienti, il mancato rispetto delle scadenze, de prezzi elevati e non trasparenti o l'impossibilità di offrire preventivi gratuiti).

Perché è opportuno concentrarsi su questi punti? Poiché questi elementi indurranno, indubbiamente malcontento fra la clientela delle agenzie di eventi concorrenti. Approfitta di questa situazione a tuo vantaggio, e ricava dei vantaggi concorrenziali per la tua agenzia di eventi.

Un vantaggio competitivo costituisce un'ottima possibilità, che consente al tuo progetto a superare i suoi concorrenti.

Ecco degli esempi di vantaggi concorrenziali da costruire per un'agenzia di eventi:
- raccoglie continuamente dati durante i suoi eventi per sviluppare una strategia efficace (e per lavorare per il costante miglioramento dei risultati)
- segnala le priorità del proprio personale (e implementa i processi per garantire la loro realizzazione)
- comprende perfettamente ciò che i clienti si aspettano (e rimangono strettamente in contatto con loro durante l'avanzamento dei preparativi)
- condivide regolarmente informazioni con potenziali clienti tramite il suo blog e i social media
- utilizza un'applicazione dell'organizzazione di eventi (utilizzata per pianificarli in modo più efficiente e per mantenere tutte le informazioni in un unico posto)
- segue l'evoluzione e i blog del settore per rimanere sulla pagina delle nuove tendenze
- ecc.

Scarica il nostro business plan per un'agenzia di eventi per avere una ricerca della concorrenza già redatta nonché la lista dei vantaggi competitivi completa, modificabile e adatta a questo tipo di attività.

Come ottenere l'analisi SWOT della tua agenzia di eventi?

La matrice SWOT rappresenta una risorsa importante , utile per presentare i punti di forza ma anche di debolezza di un progetto, come la tua agenzia di eventi.

Ciononostante, questa ricerca è essenziale per identificare le opportunità così come le minacce potenzialmente riscontrabili.

Una SWOT redatta correttamente della tua agenzia di eventi dovrà essere sintetica e pertinente. Costituisce un esercizio pericoloso per i giovani imprenditori , che frequentemente redigono delle matrici SWOT destrutturate, che mancano di convinzione e difficilmente leggibili.

Ebbene, come il Business Model Canvas, l'analisi SWOT ha la facoltà di essere una risorsa sintetica, che rivela un numero significativo di elementi riguardanti la tua agenzia di eventi con un rapido colpo d'occhio.

Per ottenere una matrice SWOT completa, modificabile e redatta, scarica il nostro business plan adatto a un'agenzia di eventi.

Come creare la strategia di marketing per un'agenzia di eventi?

Nel business plan della tua agenzia di eventi, devi creare un piano strategico sul lungo termine per garantire lo sviluppo del tuo progetto.

La strategia di marketing e commerciale riunisce la totalità di iniziative messe in atto affinché un numero crescente di clienti sia invogliato a utilizzare i tuoi servizi per organizzare eventi.

Per fare un esempio, possiamo menzionare la creazione di un sito web professionale per la tua agenzia di eventi. Questo sito aiuterà i tuoi clienti futuri a trovarti facilmente su Internet. Il sito dovrà raggruppare delle informazioni e dei dati riguardanti la tua agenzia di eventi.

Dovrà anche mettere in atto delle iniziative per ottimizzare il suo posizionamento (quella che chiamiamo SEO) e, nello specifico, fare attenzione ad alcune parole chiave, affinché la tua agenzia di eventi sia ben posizionato tra i risultati di Google.

Per poter essere certi di posizionare il proprio sito web in alto dei risultati su Google, puoi anche investire parte del budget nelle Google Ads.

La tua agenzia di eventi deve anche mantenere una presenza attiva sui diversi social media. Lo strumento Facebook Ads è a disposizione per evidenziare la tua agenzia di eventi e la sua offerta a membri della rete Facebook. Questo è un approccio efficace per attirare dei nuovi clienti.

La politica di marketing della tua agenzia di eventi non si fa soltanto su Internet. Ci sono anche degli elementi "fisici".

È possibile , per esempio, investire in dei supporti di comunicazione per la tua agenzia di eventi.

Inoltre, si possono mettere in atto diverse partnership con imprese e associazioni che ti aiuteranno a promuovere la tua attività.

Esistono tante modalità nonché risorse di marketing per la tua agenzia di eventi. Scopri tutto nel modello di business plan per un'agenzia di eventi.

Le tabelle e gli indici finanziari del business plan della tua agenzia di eventi

Un business plan solido include una strategia finanziaria dettagliata.

Sarà necessario, per esempio, studiare il futuro fatturato della tua agenzia di eventi.

Certamente sarà necessario che queste previsioni siano attendibili. Il piano finanziario per un'agenzia di eventi contiene un sistema di assistenza che ti consente di avere delle previsioni corrette. In questa previsione, i prezzi delle prestazioni e dei servizi della tua agenzia di eventi sono, tra l'altro, variabili (al fine di poter testare più scenari).

D'altro canto, bisognerà costruire un budget di partenza proprio per la tua agenzia di eventi. Tale budget presenterà l'insieme dei costi iniziali così come il relativo importo.

Lo studio della redditività e dei vantaggi rappresenta anche una sezione principale del business plan della tua agenzia di eventi. Questa analisi ci consente di conoscere l'importo totale che bisognerà avere per raggiungere la soglia di redditività. L'analisi della soglia di redditività da anche diverse indicazioni sui profitti futuri che potresti potenzialmente generare con la tua agenzia di eventi.

Inoltre, sarà necessario anche identificare le diverse spese della tua agenzia di eventi.

Ad esempio, tra queste si possono trovare gli stipendi del personale di produzione, comunicazione e logistica (se avrai una squadra numerosa), la remunerazione degli artisti e degli animatori degli eventi, le commissioni del fornitore di servizi (se esternalizzerai determinati servizi) o l'affitto del locale in cui si trova la tua agenzia di eventi (se non ne sarai il proprietario).

In ultimo, anche la performance della strategia finanziaria della tua agenzia di eventi può essere analizzata grazie al rapporto dei bilanci intermedi di gestione, all'analisi del fabbisogno di capitale circolante e agli indici finanziari.

Questi indicatori, indici e tabelle finanziarie si ritrovano nel nostro modello finanziario per un'agenzia di eventi.

Altri grandi articoli

Inaugurare un'agenzia di eventi redditizia
Elaborare un studio di mercato per un'agenzia di eventi
La redditività di un'agenzia di eventi
Il budget per la creazione di un'agenzia di organizzazione eventi
Redarre un plan finanziario per un'agenzia di eventi