Questo articolo è stato scritto dal nostro esperto che sta analizzando il settore e aggiornando costantemente il nostro business plan per un progetto di coffee shop.
Aprire un coffee shop richiede una pianificazione accurata e una conoscenza precisa dei costi, spazi e requisiti normativi necessari per avviare l'attività con successo.
Questa guida risponde alle 12 domande fondamentali che ogni aspirante imprenditore deve porsi prima di aprire la propria caffetteria, fornendo dati concreti e informazioni pratiche basate sul mercato italiano del 2025.
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Aprire un coffee shop in Italia richiede un investimento iniziale che varia tra 20.000 e 110.000 euro per locali di medie dimensioni.
Lo spazio ottimale è di 30-70 mq con 20-30 coperti, gestito da un team di 3-4 persone che deve vendere almeno 100-130 caffè al giorno per raggiungere il break-even.
| Aspetto | Valore minimo | Valore consigliato | Valore massimo |
|---|---|---|---|
| Budget iniziale | 20.000 € | 50.000-110.000 € | 250.000-400.000 € |
| Superficie locale | 30 mq | 40-50 mq | 70 mq |
| Numero coperti | 15 | 20-30 | 50 |
| Staff necessario | 2 persone | 3-4 persone | 6+ persone |
| Caffè giornalieri | 80 | 100-130 | 200+ |
| Clienti al giorno | 40 | 100-150 | 300+ |
| Costi mensili | 4.000 € | 6.000-8.000 € | 12.000 € |
Quanto budget iniziale serve per aprire un coffee shop?
L'investimento iniziale per aprire un coffee shop varia sensibilmente in base a dimensione, location e concept, con cifre che vanno da 20.000 a 250.000 euro.
Per una caffetteria di medie dimensioni in una città italiana, una stima realistica si aggira tra 50.000 e 110.000 euro, considerando tutte le voci principali di spesa necessarie per l'avvio dell'attività.
Le voci principali includono affitto e deposito cauzionale (3.000-12.000 euro), ristrutturazione e arredamento (4.000-30.000 euro), attrezzature professionali (8.000-20.000 euro), inventario iniziale (1.500-35.000 euro) e licenze (200-1.000 euro).
È fondamentale prevedere anche un fondo di esercizio per coprire i primi mesi di attività, quando i ricavi potrebbero non essere ancora sufficienti a coprire tutti i costi operativi.
Quanti metri quadri sono necessari per uno spazio funzionale e accogliente?
Per uno spazio funzionale e accogliente, la metratura consigliata è tra 30 e 70 mq, con un'area ottimale di 40-50 mq per un coffee shop con 20-30 posti a sedere.
La distribuzione degli spazi deve prevedere 10-15 mq per la zona clienti, 5-10 mq per bancone e retro, e 5-8 mq per cucina e magazzino, rispettando il rapporto di 1,2-1,5 mq per ogni cliente seduto.
Un locale troppo piccolo limita la capacità di servizio e il comfort dei clienti, mentre uno troppo grande comporta costi di gestione elevati non sempre giustificati dai ricavi potenziali.
La progettazione deve ottimizzare i flussi di lavoro del personale e garantire un ambiente confortevole per i clienti, considerando anche gli spazi tecnici necessari per attrezzature e stoccaggio merci.
Quanti coperti è consigliabile avere per garantire una buona redditività?
Per garantire una buona redditività, 20-30 coperti rappresentano il numero ottimale per un coffee shop di dimensioni contenute, bilanciando capacità di incasso e costi di gestione.
In aree ad alto traffico pedonale o con servizio al tavolo esteso, si può considerare di salire a 40-50 coperti, ma sempre valutando attentamente il flusso di clienti previsto per evitare sovradimensionamenti.
Il numero di coperti deve essere proporzionato alla superficie disponibile e al target di clientela: locali in zone business privilegiano il servizio veloce, mentre aree residenziali permettono soste più lunghe.
È importante non sovradimensionare lo spazio rispetto al flusso clienti effettivo, poiché tavoli vuoti generano costi fissi senza contribuire ai ricavi e possono trasmettere un'immagine di locale poco frequentato.
Quante persone compongono uno staff minimo per partire?
Lo staff minimo per avviare un coffee shop di piccole/medie dimensioni è di 3-4 persone, includendo almeno 2 baristi su turni, 1 addetto sala/cassa e 1 supporto part-time.
Se il titolare lavora attivamente nel locale, è possibile ridurre temporaneamente a 2-3 persone nei momenti di minor affluenza, ma è sconsigliabile scendere sotto questa soglia per garantire continuità del servizio.
La composizione del team deve prevedere competenze specifiche: almeno una persona qualificata nella preparazione di caffè e bevande, una per la gestione della cassa e del servizio ai tavoli, e supporto per pulizie e preparazioni semplici.
È importante pianificare fin dall'inizio i turni di lavoro per coprire tutti gli orari di apertura, considerando anche ferie, malattie e picchi di affluenza che richiedono personale aggiuntivo.
Questo è proprio uno degli aspetti che approfondiamo nel nostro business plan completo per aprire il tuo coffee shop.
Quanti caffè al giorno bisogna vendere per coprire i costi fissi?
Il break-even si raggiunge mediamente vendendo 100-130 tazzine di caffè al giorno, considerando un prezzo medio di 1,20-2,50 euro e costi fissi mensili tra 4.000 e 10.000 euro.
Questo calcolo può variare significativamente in base alla location: un locale in centro città con affitto elevato richiederà più vendite rispetto a uno in periferia con costi inferiori.
Se il coffee shop offre anche snack, dolci e altre bevande con margini più alti, il numero di caffè necessario può diminuire grazie al contributo di questi prodotti al fatturato complessivo.
È importante monitorare costantemente questo indicatore e sviluppare strategie per aumentare lo scontrino medio attraverso vendite aggiuntive e prodotti complementari al caffè.
Quante settimane ci vogliono in media per completare i lavori di ristrutturazione?
I lavori di ristrutturazione di un locale commerciale richiedono in media 3-6 settimane per interventi standard che includono impianti, tinteggiatura e installazione arredi.
Per ristrutturazioni più importanti o locali di grandi dimensioni, i tempi possono estendersi fino a 2-3 mesi, considerando anche l'ottenimento di permessi specifici e la consegna di attrezzature su misura.
La tempistica dipende dalla complessità dei lavori: semplici interventi estetici e di allestimento richiedono meno tempo, mentre modifiche strutturali, nuovi impianti elettrici o idraulici allungano considerevolmente i tempi.
È consigliabile prevedere sempre un margine aggiuntivo del 20-30% sui tempi stimati per gestire eventuali imprevisti o ritardi nelle forniture, evitando di programmare l'apertura troppo a ridosso della fine lavori.
Quante licenze e autorizzazioni servono per essere in regola?
Per essere completamente in regola, un coffee shop necessita di diverse licenze e autorizzazioni, con un processo burocratico che può richiedere 2-4 settimane per il completamento.
- SCIA (Segnalazione Certificata Inizio Attività) presso il Comune di riferimento
- Licenza commerciale e iscrizione alla Camera di Commercio locale
- Apertura di Partita IVA e registrazione presso INPS per i dipendenti
- Certificato HACCP per la manipolazione e somministrazione di alimenti
- Corso SAB (Somministrazione Alimenti e Bevande) obbligatorio per il titolare
- Certificato antincendio rilasciato dai Vigili del Fuoco
- Autorizzazione sanitaria dell'ASL competente territorialmente
- Permessi edilizi specifici se vengono effettuati lavori di ristrutturazione
- Certificato di agibilità e verifica della destinazione d'uso commerciale del locale
È importante iniziare le pratiche burocratiche con anticipo rispetto all'apertura prevista, poiché alcuni certificati richiedono ispezioni e verifiche che possono causare ritardi non preventivabili.
Quanti fornitori servono per garantire una buona varietà di prodotti?
Per offrire varietà e qualità mantenendo una gestione efficiente, è consigliabile lavorare con 3-5 fornitori principali specializzati in diverse categorie merceologiche.
La distribuzione ottimale prevede un fornitore specializzato per il caffè e prodotti correlati, uno per latte e latticini freschi, uno per prodotti da forno e pasticceria, uno per snack e alimenti freschi, e uno per bevande e bibite.
Si può aggiungere un fornitore aggiuntivo per prodotti speciali come opzioni biologiche, vegane o senza glutine, se il target di clientela lo richiede e giustifica l'investimento.
È importante stabilire rapporti di fiducia con fornitori affidabili che garantiscano puntualità nelle consegne, qualità costante dei prodotti e condizioni commerciali competitive per mantenere margini sostenibili.
Quanti clienti giornalieri sono necessari per raggiungere il break-even?
Il numero di clienti giornalieri necessari per raggiungere il break-even dipende direttamente dallo scontrino medio del locale e varia tra 40 e 130 clienti al giorno.
| Scontrino medio | Costi fissi mensili | Clienti necessari/giorno | Fatturato mensile target |
|---|---|---|---|
| € 3,00 | € 4.000 | 130-140 | € 4.000-4.200 |
| € 5,00 | € 4.000 | 80-90 | € 4.000-4.500 |
| € 5,00 | € 6.000 | 120-130 | € 6.000-6.500 |
| € 7,00 | € 6.000 | 85-95 | € 6.000-6.650 |
| € 10,00 | € 8.000 | 80-90 | € 8.000-9.000 |
| € 10,00 | € 10.000 | 100-110 | € 10.000-11.000 |
| € 12,00 | € 10.000 | 80-90 | € 10.000-10.800 |
Un coffee shop ben posizionato in città punta mediamente a servire 100-150 clienti al giorno per garantire una redditività sostenibile e margini per reinvestimenti e crescita del business.
Quanto costa mensilmente mantenere un coffee shop?
Le spese operative mensili per mantenere un coffee shop variano tra 4.000 e 12.000 euro, a seconda delle dimensioni del locale, della location e del livello di servizio offerto.
L'affitto rappresenta solitamente la voce più significativa con 800-5.000 euro mensili, seguito dal costo del personale che può variare da 2.000 a 5.000 euro per coprire tutti i turni necessari.
Le forniture di materie prime (caffè, latte, dolci, snack) incidono per 1.000-3.000 euro al mese, mentre utenze, assicurazioni e altri costi fissi si aggirano sui 300-800 euro mensili.
Marketing, manutenzioni e spese varie completano il quadro con ulteriori 300-800 euro, per cui è importante monitorare costantemente queste voci per mantenere la redditività del business.
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Quanti prodotti diversi è consigliabile inserire nel menù iniziale?
Per partire con il piede giusto, è consigliabile un menù snello ma vario con 10-20 prodotti totali, evitando di sovraccaricare l'offerta iniziale con troppi articoli.
La distribuzione ottimale prevede 4-6 tipi di caffè e bevande calde (espresso, cappuccino, caffè americano, latte macchiato), 2-4 bevande fredde stagionali, 3-5 dolci o pasticcini e 2-3 opzioni salate come panini o snack.
Un menù troppo ampio comporta maggiori costi di gestione, rischio di spreco per prodotti poco richiesti e complessità operative che possono rallentare il servizio, soprattutto nelle fasi iniziali.
L'offerta può essere progressivamente ampliata dopo i primi mesi di attività, analizzando le preferenze della clientela acquisita e testando nuovi prodotti in base al feedback ricevuto.
Quanti giorni alla settimana conviene restare aperti per ottimizzare costi e flusso clienti?
Per ottimizzare il rapporto tra costi operativi e flusso clienti, conviene restare aperti 6-7 giorni su 7, almeno nei primi mesi di attività per massimizzare la visibilità e fidelizzare la clientela.
Molti coffee shop di successo rimangono aperti tutti i giorni della settimana per sfruttare i picchi del weekend e intercettare clienti con abitudini di consumo diverse nei vari giorni.
Alcuni locali scelgono di chiudere 1 giorno a settimana (solitamente lunedì o domenica pomeriggio) per contenere i costi del personale e permettere la turnazione dello staff, ma questa scelta va valutata in base alla location specifica.
La decisione finale deve considerare il flusso pedonale della zona, la presenza di uffici o attività commerciali nelle vicinanze e il target di clientela che si vuole intercettare nei diversi giorni della settimana.
Questo è proprio uno degli aspetti che approfondiamo nel nostro business plan completo per aprire il tuo coffee shop.
Conclusione
Aprire un coffee shop richiede una pianificazione accurata che tenga conto di tutti gli aspetti operativi, finanziari e normativi analizzati in questa guida. L'investimento iniziale di 50.000-110.000 euro per un locale di medie dimensioni deve essere supportato da un business plan solido che preveda almeno 100-130 caffè venduti al giorno per raggiungere la redditività. Il successo dipende dalla scelta della location giusta, da un team competente di 3-4 persone, da un menù bilanciato di 10-20 prodotti e dalla capacità di mantenere costi operativi mensili sostenibili tra 4.000 e 12.000 euro.
Questo articolo ha uno scopo puramente informativo e non deve essere interpretato come una consulenza finanziaria. Si consiglia ai lettori di rivolgersi a un professionista qualificato prima di prendere qualsiasi decisione di investimento. Decliniamo ogni responsabilità per eventuali azioni intraprese sulla base delle informazioni fornite.
La gestione di un coffee shop richiede competenze trasversali che vanno dalla conoscenza del prodotto caffè alla gestione del personale, passando per il controllo dei costi e il marketing locale.
Prima di investire è fondamentale studiare approfonditamente il mercato locale, analizzare la concorrenza e definire un piano finanziario dettagliato che tenga conto di tutti i fattori di rischio e opportunità specifici della location scelta.
Fonti
- Il Mio Business Plan - Budget Coffee Shop
- SumUp - Come aprire una caffetteria
- MyPOS - Guida aprire caffetteria
- Caffè Vergnano - Costi apertura bar
- Stripe - How to open a coffee shop
- DoYourOrder - Lista attrezzature coffee shop
- BarSchool - Licenze per bar
- AprireUnBar - Posti a sedere
- KoronaPos - Staff coffee shop
- Dissapore - Caffè per guadagnare